O que é não conformidade e quais são os tipos

Não conformidade é uma coisa simples com nome difícil: algo deveria ser de um jeito e está de outro. O “deveria” vem de uma norma, de um procedimento que a própria empresa escreveu, de um pedido do cliente ou da lei.

Isso tem uma consequência que muita gente descobre tarde: sem o “deveria” escrito em algum lugar, não existe não conformidade — existe opinião de quem está olhando. É por isso que auditoria começa pelo critério, não pela ronda.

Os três tipos

A classificação usada em auditoria tem três níveis. Eles não medem o tamanho do estrago — medem se o controle existe.

Se a sua empresa é certificada — ou quer ser —, vale saber que a norma usa esse mesmo conceito com um nome mais largo, e que a edição em vigor mudou de pouco tempo para cá: o que a ISO 9001 pede, e qual edição vale no Brasil hoje.

Quem classifica

Numa auditoria de certificação, quem classifica é o auditor, contra o critério daquela auditoria. Numa inspeção interna, quem decide é a empresa — e aqui vale um conselho prático: decida antes. Dar peso aos itens do checklist antes de aplicar evita que a gravidade dependa do humor de quem está com a prancheta naquele dia.

E depois que você achou — o que acontece?

Esta é a parte que decide se a auditoria valeu alguma coisa. Achar é fácil; o que separa uma inspeção útil de um papel preenchido é o que vem depois: registrar, conter, achar a causa, planejar, executar e verificar. O último passo é o que quase todo mundo pula.

No Gestão MVD esse caminho é automático: o item que você marcou como “abre plano de ação”, quando volta não conforme, vira um plano com responsável e prazo no momento em que a inspeção é finalizada. Dos 586 itens dos 25 modelos prontos, 283 já vêm marcados assim, e 86 exigem foto quando a resposta é não conforme — a evidência fica presa ao item, não numa pasta.

Veja o ciclo inteiro, da não conformidade à ação corretiva.

Perguntas frequentes

O que é uma não conformidade?

É quando alguma coisa deveria ser de um jeito e está de outro. O “deveria” pode vir de uma norma, de um procedimento que a própria empresa escreveu, de um requisito do cliente ou da lei. Sem esse “deveria” escrito em algum lugar, não existe não conformidade — existe opinião.

Quais são os tipos de não conformidade?

Na prática de auditoria usam-se três: maior, quando a falha compromete o resultado ou mostra que o controle não existe; menor, quando é um caso isolado dentro de um controle que funciona; e observação (ou oportunidade de melhoria), que não é descumprimento — é um risco que ainda não virou problema.

Qual a diferença entre não conformidade maior e menor?

O que separa as duas não é o tamanho do estrago, é se o controle existe. Um extintor vencido entre cinquenta em dia é menor: o processo funciona e falhou num ponto. Nenhum extintor com inspeção registrada é maior: não há processo. Por isso a mesma evidência pode ser maior numa empresa e menor em outra.

Quem decide se a não conformidade é maior ou menor?

Numa auditoria de certificação, quem classifica é o auditor, contra o critério daquela auditoria. Numa inspeção interna, quem decide é a própria empresa — normalmente dando peso aos itens do checklist antes de aplicar, para que a classificação não dependa do humor de quem está com a prancheta.

O que fazer quando se encontra uma não conformidade?

Registrar com evidência, conter o efeito imediato, procurar a causa, planejar a correção com responsável e prazo, executar e verificar se o problema parou de acontecer. O último passo é o que quase todo mundo pula — e é o único que prova que a ação funcionou.

Não conformidade e defeito são a mesma coisa?

Não. Defeito é o produto que saiu errado. Não conformidade é qualquer desvio do que estava combinado, e pode não ter produto nenhum envolvido: um treinamento que não aconteceu, um registro que ninguém assinou, um prazo que passou.